Il gestionale della sicurezza sul lavoro per il consulente del lavoro

Dove stanno oggi i documenti di venti aziende

Chi segue molte aziende non lavora su una pratica alla volta. La visura di una sta in una cartella, l'UniLav di un'altra in una email, gli attestati di una terza in un faldone, le visite mediche in un foglio Excel che aggiorna una persona sola. Quando il titolare chiama per sapere se l'addetto antincendio è in regola, la risposta costa dieci minuti di ricerca. Ne abbiamo scritto in Venti aziende, un solo posto dove guardare.

Konnexa è il gestionale per questo lavoro: tutte le aziende clienti in una lista sola, ognuna con dipendenti, documenti, formazione e scadenze, aperti anche all'azienda senza che te li chieda.

Tutte le aziende clienti in una schermata

La dashboard elenca le aziende che segui, con le ultime aperte in cima. Per ogni azienda vedi quanti dipendenti ha, le sedi e un contatore delle voci dello scadenzario da sistemare: capisci dove intervenire prima di aprire la scheda.

• Un'azienda nuova si crea caricando la visura camerale, in PDF o in foto: ragione sociale, sede legale, unità locali e cariche vengono lette dal documento e precompilate. Si possono caricare più visure in una volta.
• Se l'azienda esiste già in Konnexa e non ha un consulente, la prendi in carico dopo aver verificato P.IVA o codice fiscale dalla visura.
• Codice INPS, INAIL, PAT, codice SDI, fondi interprofessionali ed enti bilaterali si completano a mano una volta sola.

Dipendenti dall'UniLav e documenti nel fascicolo giusto

Un dipendente entra in organico caricando l'UniLav: anagrafica e contratto vengono letti dal PDF, inclusa la sede di lavoro. Con la carta d'identità la data di scadenza viene proposta leggendo il documento. A ogni contatto si assegnano ruoli e mansioni, compresi i ruoli della sicurezza: RLS, addetto antincendio, addetto al primo soccorso, preposto. Da lì Konnexa sa quale formazione serve a ciascuno.

Ogni file sta nella scheda dell'azienda o del contatto a cui appartiene. Resta scritto chi ha caricato cosa e quando, e le versioni precedenti si conservano. Cosa viene chiesto durante una verifica lo trovi in Ispezione: quali documenti chiedono davvero.

Le scadenze della sicurezza, azienda per azienda

Lo scadenzario di ogni azienda mette insieme visura, documenti dei dipendenti, attestati della formazione e idoneità sanitarie. Ogni voce ha uno stato: in regola, in scadenza, scaduta o mancante. Per gli attestati e le idoneità la data di scadenza la calcola Konnexa dalla validità del tipo di documento; trenta giorni prima la voce passa «in scadenza» e la ritrovi nel contatore della dashboard.

Dalla stessa riga carichi il documento nuovo e la voce torna in regola. Il dettaglio sta nella pagina sullo scadenzario della sicurezza sul lavoro; perché serve un responsabile delle date lo spiega Scadenze della sicurezza: chi le controlla davvero.

Nomine e designazioni con i dati già in archivio

Designazione degli addetti antincendio e primo soccorso, nomina del preposto, verbale di elezione dell'RLS, dichiarazione del datore che svolge il ruolo di RSPP, verbale di informazione ai lavoratori (art. 36): si compilano dalla scheda dell'azienda con i dati già in archivio. Il PDF si aggiorna mentre scrivi, si firma nell'editor e si può inviare per email al datore di lavoro con PDF e Word allegati. Cosa deve contenere una nomina lo spieghiamo in Nomina RSPP e medico competente: modello e contenuti.

Formazione: iscrizioni e attestati

Dal catalogo dei corsi scegli l'azienda e i dipendenti da iscrivere, vedendo per ciascuno se su quell'edizione è già iscritto. Se preferisci un'aula dedicata, la richiedi dalla piattaforma con periodo e partecipanti. L'attestato, una volta caricato, finisce nel fascicolo del dipendente con la scadenza dell'aggiornamento già calcolata. Il resto sta nella pagina su formazione e attestati dei lavoratori.

Come si lavora con l'azienda, l'RSPP e il medico

Il documento che carichi è lo stesso che l'azienda apre dal suo accesso, senza copie e senza inoltri. L'azienda collega dalla propria area il medico competente, l'RSPP esterno, il commercialista e il professionista della sicurezza; da quel momento ciascuno lavora sulle stesse schede, con i permessi del proprio ruolo. Ogni azione sull'azienda arriva come notifica a tutti i collegati, e i messaggi fra te e l'azienda restano dentro la piattaforma, con avviso sul dispositivo.

Chi	Cosa fa in Konnexa
Consulente del lavoro	Crea le aziende, inserisce i dipendenti, tiene lo scadenzario e le nomine.
Azienda	Apre dipendenti, documenti e scadenze; collega i professionisti esterni.
Medico competente e RSPP	Lavorano sulle aziende che seguono, sugli stessi documenti.
Ente di formazione	Riceve gli elenchi degli iscritti e restituisce gli attestati nel fascicolo.

Le pagine dedicate: Konnexa per le aziende e Konnexa per RSPP e medici competenti.

Domande pratiche

Devo installare qualcosa?

No. Konnexa si usa dal browser. Chi vuole la aggiunge come app su computer e telefono e riceve le notifiche (un documento caricato, un messaggio dall'azienda) anche con Konnexa chiusa.

Le aziende che seguo già come le porto dentro?

Con le visure camerali: le carichi anche in gruppo e ogni azienda nasce precompilata. I dipendenti si aggiungono con gli UniLav, anche più PDF in una volta.

L'azienda vede tutto quello che carico?

Solo i documenti della propria azienda e dei propri dipendenti: le altre aziende che segui non esistono dal suo accesso.

Cosa serve per un neoassunto?

UniLav e carta d'identità per inserirlo; poi Konnexa segnala visita medica e formazione mancanti per il ruolo. L'elenco completo è in Quali documenti servono per un neoassunto.

Quanto costa?

Non c'è un listino pubblico né una registrazione libera: chiedi di entrare e ti ricontattiamo noi.