Scadenzario della sicurezza sul lavoro: corsi, visite mediche e documenti in una pagina

La tabella Excel che nessuno aggiorna

Quasi ogni studio ha un foglio con le scadenze dei corsi: una riga per persona, una colonna per attestato, la data di rinnovo calcolata a mano. Funziona finché lo tiene una persona sola. Poi arriva un assunto a metà anno, un preposto cambia reparto, un attestato vale per due ruoli. Il foglio resta indietro, e chi se ne accorge è l'ispettore.

Le date le sa chi carica il documento, e il foglio le sa solo se qualcuno le ricopia. In Konnexa la data sta sul file, e la scadenza la calcola il sistema. Ne abbiamo scritto in Scadenze della sicurezza: chi le controlla davvero.

Cosa controlla lo scadenzario

Per ogni azienda lo scadenzario passa in rassegna i documenti che devono esserci e dice, uno per uno, se ci sono, se sono in regola e quando scadono.

Cosa	Per chi	Come si calcola la scadenza
Visura camerale	L'azienda (gli studi professionali sono esenti)	Data del documento più la validità del tipo
DVR, registro dei controlli antincendio, planimetrie di emergenza, denuncia di messa a terra INAIL	L'azienda: attesi sempre	Data del documento più la validità del tipo; il DVR non ha una scadenza fissa, si controlla che ci sia
Piano di emergenza ed evacuazione	L'azienda: segnalato solo se caricato e scaduto	Come sopra
Carta d'identità	Ogni contatto attivo, soci e datori compresi	La data stampata sul documento
UniLav	Ogni contatto assunto (non soci e datori)	Data della comunicazione più la validità del tipo
Visita medica	Ogni contatto, escluse le mansioni amministrative	Data della visita più la validità del tipo
Attestati di formazione	Generale e Specifica per tutti; Datore di lavoro per soci e datori; uno per ogni ruolo assegnato	Data di fine corso più la validità del tipo

I ruoli sono RSPP, RLS, addetto antincendio, addetto al primo soccorso, preposto, e le abilitazioni per carrelli elevatori, gru, PLE, escavatori, PIMUS, DPI e lavori in quota, HACCP; la validità di ciascuno è nella tabella delle scadenze dei corsi. La formazione generale non scade; la specifica sì, come spieghiamo in Attestato sicurezza sul lavoro: quanto dura. L'attestato del corso unico Generale più Specifica copre entrambe le righe.

Accanto agli adempimenti ci sono gli altri documenti: contratti, certificazioni, comunicazioni con una data di scadenza scelta da chi li carica. Non entrano nel conteggio di ciò che manca, ma quando scadono lo scadenzario lo dice.

Quattro stati, trenta giorni di preavviso

Ogni riga ha uno di quattro stati. Mancante vuol dire che il documento è atteso e non è mai stato caricato; scaduto, che la data è passata; in scadenza, che scade entro trenta giorni; da ricaricare, che il file è registrato nell'archivio ma sul Cloud è vuoto.

Le righe in regola si possono mostrare o nascondere.

Il DVR non ha una scadenza periodica: lo scadenzario segnala se manca e tiene la data del file. Quando va rielaborato lo raccontiamo in Ogni quanto va aggiornato il DVR?.

Dalla riga al documento

I documenti dei contatti stanno sotto il nome della persona, una riga apribile per ciascuno, con il numero di cose da sistemare accanto al nome. I documenti aziendali hanno la loro card. Si filtra per stato, per sede e con una ricerca sul nome del contatto o del documento.

Da ogni riga si apre il file senza scaricarlo, lo si scarica, si carica quello nuovo con la sua data o si registra la visita medica appena fatta. Un attestato rinnovato cambia stato subito, per tutti quelli che guardano la stessa azienda. Il giorno dell'ispezione la pagina è già la lista di ciò che chiedono: lo abbiamo raccolto in Ispezione: quali documenti chiedono davvero.

Chi lo vede

• L'azienda apre il proprio scadenzario completo dalla sua area: visura, documenti della sicurezza, carte d'identità, UniLav, visite e attestati, con il caricamento da ogni riga (Konnexa per le aziende).
• Il consulente del lavoro trova nella dashboard le cose da fare di tutte le aziende che segue, raggruppate per azienda e ordinate per gravità: visure, carte d'identità, UniLav, visite mediche. Da lì apre lo scadenzario dell'azienda e carica il documento. Formazione e documenti della sicurezza restano all'azienda (Konnexa per i consulenti del lavoro).
• RSPP e medico competente lavorano nell'area dell'azienda sulle aziende a cui sono collegati, e cambiano azienda dalla barra in alto restando sullo scadenzario (Konnexa per RSPP e medici competenti).

Domande pratiche

Devo inserire le scadenze a mano?

No. Si carica il documento con la data di ottenimento e la scadenza si calcola dalla validità del tipo di documento. Per la carta d'identità si indica la data stampata sul documento.

Con quanto anticipo lo vedo?

Trenta giorni prima la riga passa a «in scadenza» e compare nel conteggio delle cose da sistemare, nella dashboard del consulente e nello scadenzario dell'azienda. Per le scadenze non parte nessun avviso: il conteggio si legge entrando in Konnexa.

E i corsi che non abbiamo fatto con voi?

Lo scadenzario guarda l'attestato, da chiunque sia stato rilasciato. Si carica il file dell'ente con la sua data. Per i corsi fatti con noi l'attestato arriva già nella scheda del contatto: vedi Formazione e attestati dei lavoratori.

Posso portare la mia tabella Excel?

Il foglio non si importa. Si caricano i documenti, partendo da quelli scaduti o mancanti che lo scadenzario elenca per primi, e il foglio smette di servire.