Gestione della formazione sicurezza: corsi, attestati e scadenze dei dipendenti

Come si perdono le scadenze degli attestati

L'attestato di un corso arriva per email, finisce in una cartella locale o resta nel faldone dell'ente. Il registro della formazione dei dipendenti è un foglio Excel che qualcuno aggiorna quando se ne ricorda. Poi un preposto cambia reparto, un neoassunto entra a metà anno, e l'aggiornamento scade senza che nessuno l'abbia visto. In un'ispezione chiedono l'attestato, e un corso senza attestato non si può dimostrare: l'elenco delle carte che devono esserci è in quali documenti servono per un neoassunto.

Con il nuovo Accordo Stato-Regioni le durate e le periodicità sono cambiate, e la formazione del neoassunto va fatta all'assunzione.

Un registro per dipendente, con gli attestati attesi

Konnexa parte dai ruoli. Ogni dipendente ha i suoi: lavoratore, preposto, addetto antincendio, addetto primo soccorso, RLS, carrellista, HACCP e così via. Da questi ruoli la pagina Formazione ricava gli attestati che quella persona deve avere: la Formazione Generale e la Specifica per chi lavora, il corso del datore di lavoro per chi è datore o socio, più un attestato per ogni ruolo in più.

Per ogni attestato atteso si vede subito lo stato: valido, scaduto o mancante. In testa alla pagina ci sono i totali dell'azienda, e si filtra per stato, per sede, per piano e per reparto. L'attestato si carica in PDF dal riquadro del dipendente e si scarica da lì; quando esiste un attestato unico Generale più Specifica, si carica una volta e vale per entrambe le righe.

Come si calcola la scadenza di un attestato

Chi carica un attestato inserisce la data in cui è stato ottenuto. Ogni tipo di attestato ha la sua validità e Konnexa la somma a quella data: il preposto ha 24 mesi, il primo soccorso 36, l'antincendio e la Formazione Specifica 60; la Formazione Generale non scade. Quanto dura ciascun attestato, e perché, lo spieghiamo in Attestato sicurezza sul lavoro: quanto dura.

Le scadenze degli attestati entrano nello scadenzario con quelle di visite mediche e documenti: trenta giorni prima la voce passa «in scadenza» e compare nella dashboard fra le prossime scadenze e nel calendario. Vale anche per le scadenze che nascono da un evento, come l'aggiornamento di un preposto nominato a metà anno.

Corsi in partenza, iscrizioni e aule su richiesta

Nella dashboard ci sono le prossime edizioni dei nostri corsi con iscrizioni aperte: date, lezioni, modalità, posti e sede. Dalla scheda di un'edizione si chiede l'iscrizione dei dipendenti che servono. Si tratta di una richiesta: il posto lo assegna l'ufficio formazione, che la conferma o la scarta.

Se un corso serve a un gruppo di persone e nessuna edizione va bene, si chiede un'aula: si indicano il corso, il periodo desiderato, la modalità, la sede, il docente e i dipendenti da formare (almeno quattro). L'ufficio la rifinisce, mette le lezioni a calendario e la conferma. Nella pagina «Aule richieste» si vede a che punto è ogni richiesta.

Edizioni, docenti e chi ha frequentato cosa

Dal lato dell'ente di formazione ogni edizione ha le sue lezioni a calendario, con orario, modalità ed esame. I docenti e i tutor sono un'anagrafica propria, con materie, modalità e contratto, e si assegnano lezione per lezione; un'edizione con una lezione senza docente si vede subito. Le iscrizioni confermate restano legate alla persona: nella scheda del contatto si leggono tutte le edizioni frequentate, con il codice dell'attestato dove c'è, accanto all'attestato caricato e alla nomina.

Per la formazione finanziata: i piani FonARCom si leggono dal portale del fondo, con le edizioni da avviare e le aziende autorizzate. Il progetto finanziato resta del fondo e Konnexa non lo lega ai nostri corsi: il corso del fondo si abbina per nome al momento, e creando un'edizione l'ufficio vede se in un piano in attuazione c'è un posto da avviare per quel corso. Se l'azienda aderisce a FonARCom, la sua pagina Formazione lo dice. Come funzionano i fondi lo spiega questo articolo.

Chi vede cosa

• L'azienda ha la pagina Formazione con tutti i dipendenti, carica gli attestati e chiede iscrizioni e aule. Vedi Konnexa per le aziende.
• Il consulente del lavoro vede i corsi in partenza di Formazione Generale e Specifica e chiede iscrizioni e aule per le aziende che segue, scegliendo prima l'azienda. Vedi Konnexa per i consulenti del lavoro.
• RSPP e tecnici della sicurezza entrano nelle pagine delle aziende che seguono, Formazione compresa, con gli stessi dati. Vedi Konnexa per RSPP e medici competenti.
• L'ente di formazione gestisce edizioni, lezioni, docenti e iscritti, e carica l'attestato nel fascicolo della persona a corso finito.

Domande pratiche

Il datore di lavoro compare fra i dipendenti da formare?

Sì, con il suo corso: a datori e soci non si chiede la Formazione Generale e Specifica dei lavoratori.

Se un lavoratore cambia reparto e diventa preposto?

Gli si assegna il ruolo e nella pagina Formazione compare la riga dell'attestato da preposto, mancante finché non si carica. Su chi è il preposto e perché la sua scadenza si perde spesso c'è un articolo a parte.

Gli attestati vecchi si possono caricare?

Sì, con la data in cui sono stati ottenuti: la scadenza viene calcolata da quella, anche se il corso è di anni fa.

Dove finisce l'attestato di un corso fatto con voi?

Nel fascicolo del dipendente, legato alla persona e all'azienda, senza inoltri. Lo stesso file lo apre chi ne ha bisogno secondo il proprio ruolo.