Il gestionale della sicurezza sul lavoro per le aziende

Dove stanno oggi i documenti della sicurezza in una piccola azienda

In una piccola azienda i documenti della sicurezza di solito ci sono, sparsi in cinque posti diversi. L'UniLav sta nella posta del consulente, l'attestato del corso in un cassetto, la visita medica nella memoria di chi ha accompagnato il dipendente, la visura in un faldone. Quando arriva un'ispezione o un neoassunto, si ricomincia a chiedere in giro. In quali documenti chiedono davvero in un'ispezione abbiamo raccontato che quasi tutte le contestazioni riguardano carte che al momento della verifica non si trovano.

Konnexa è un software di gestione della sicurezza sul lavoro scritto per chi la vive da dentro: il titolare o l'ufficio del personale, che deve sapere cosa c'è in archivio, cosa manca e cosa sta per scadere senza telefonare a nessuno.

Il fascicolo di ogni dipendente

Un dipendente si aggiunge caricando l'UniLav: anagrafica, contratto e sede di lavoro vengono letti dal documento. Poi si carica la carta d'identità, con la scadenza stampata sul documento, e si assegnano i ruoli di sicurezza che la persona ricopre: RLS, addetto antincendio, addetto al primo soccorso, preposto. Da quel momento ogni documento che lo riguarda resta nel suo fascicolo.

L'elenco delle carte che devono esistere prima del primo giorno è in quali documenti servono per un neoassunto.

I documenti della sicurezza, con stato e scadenza

La pagina Documenti raccoglie in un colpo d'occhio gli adempimenti dell'azienda: visura camerale, documentazione di sicurezza (DVR, certificazioni antincendio, planimetrie, piano di emergenza, denuncia dell'impianto di terra), documenti personali dei dipendenti, attestati e visite mediche. Ogni voce ha uno stato: scaduto se la data è già passata, in scadenza se scade entro il periodo di preavviso, mancante se il documento non è mai stato caricato, da ricaricare se il file risulta danneggiato o incompleto.

Si filtra per stato, si cerca un dipendente o un documento, e dalla stessa riga si carica o si aggiorna il file.

Formazione e attestati per ruolo

Konnexa sa quali corsi servono a ciascun dipendente in base ai suoi ruoli. Per ogni persona vede i corsi richiesti, quelli coperti da un attestato e quelli mancanti. Caricato l'attestato, la scadenza dell'aggiornamento è calcolata dalla data del corso. Se serve un'aula per un gruppo di lavoratori, la richiesta parte dalla piattaforma. Il dettaglio è nella pagina Formazione e attestati dei lavoratori.

Visite mediche e idoneità

La pagina Visite elenca i dipendenti con lo stato della loro idoneità. Una visita fatta si registra con la data, e la scadenza della successiva viene calcolata da lì. Se serve organizzarne una nuova, la richiesta parte dalla stessa pagina. Su quando va fatta la prima visita di un neoassunto c'è un articolo apposta: la visita medica del neoassunto.

Lo scadenzario e il preavviso di trenta giorni

Lo scadenzario mette insieme le date di tutti i documenti, degli attestati e delle visite, ordinate per urgenza. Trenta giorni prima della data la voce passa «in scadenza» ed entra nel conteggio delle cose da sistemare che compare in dashboard, così la si vede ogni volta che si entra. Chi controlla le scadenze oggi lo raccontiamo in scadenze della sicurezza: chi le controlla davvero; lo strumento lo spiega la pagina Scadenzario della sicurezza sul lavoro.

Come si lavora con il consulente, l'RSPP e il medico

L'archivio è uno, e lo vedono tutti quelli che ci lavorano, ognuno per la sua parte. Il consulente del lavoro carica l'UniLav e l'azienda lo trova nel fascicolo del dipendente; l'azienda carica un attestato e il consulente lo vede senza chiederlo. Dalla sezione Esterni l'azienda collega il medico competente, l'RSPP esterno, il commercialista e il professionista della sicurezza: da quel momento entrano nei dati dell'azienda e lavorano sugli stessi file, senza più allegati che girano via email. Il loro punto di vista è nella pagina Konnexa per RSPP e medici competenti.

Cosa	Dove sta	Chi lo tiene aggiornato
UniLav, contratto, carta d'identità	Fascicolo del dipendente	Consulente o azienda
Attestati e aggiornamenti	Formazione, per ruolo	Azienda o consulente
Visite e idoneità	Visite mediche	Azienda o consulente
DVR, antincendio, planimetrie, piano di emergenza	Documentazione di sicurezza	Azienda, RSPP
Nomine, designazioni, verbali	Nomine e verbali	Datore di lavoro

Nomine e verbali hanno una pagina loro, con un generatore: nomina del preposto, designazione degli addetti antincendio e primo soccorso, verbale di elezione dell'RLS, verbale della riunione periodica dell'art. 36, dichiarazione dell'RSPP. Si compilano i campi, il PDF si aggiorna mentre si scrive, si firma e resta nel fascicolo. Chi sono e quando sono obbligatorie: figure della sicurezza sul lavoro.

Domande pratiche

Il consulente deve usare Konnexa perché la usi io?

Il consulente ha un'area sua, descritta in Konnexa per i consulenti del lavoro. Se già lavora su Konnexa, l'azienda trova i propri dati già inseriti. L'attivazione parte dal modulo «Chiedi di entrare».

Devo installare qualcosa?

No, si usa dal browser. Chi vuole la aggiunge come app su computer e telefono e riceve le notifiche (un documento caricato, un messaggio del consulente) anche quando è chiusa.

Chi vede i documenti che carico?

Chi è collegato all'azienda, per la sua parte: il consulente, i professionisti scelti nella sezione Esterni, l'ente di formazione per i corsi. Chi ha caricato cosa e quando resta registrato.

Ho un'azienda piccola, senza RSPP esterno né medico

Konnexa funziona anche con la sola azienda e il suo consulente. Gli esterni si collegano quando ci sono. Su cosa il datore di lavoro deve fare in prima persona c'è datore di lavoro: obblighi non delegabili.