Nomina RSPP e medico competente: modello e contenuti

La legge non dà un modulo. Il D.Lgs. 81/2008 dice chi deve nominare e chi può essere nominato, e sulla forma della lettera tace. Chiede invece quattro cose attorno alla lettera: consultare l'RLS prima, scrivere il nome nel DVR, informare i lavoratori dopo e tenere tutto in azienda per quando lo chiedono.

Il modello, quindi, si costruisce da ciò che la legge pretende sia dimostrabile. Qui sotto c'è lo schema dei campi per l'RSPP (interno, esterno o datore di lavoro che se lo tiene) e per il medico competente. È l'elenco di quello che una nomina deve contenere per reggere; il testo va poi scritto sul caso concreto.

Perché serve una lettera, se nessun articolo la nomina

Due articoli creano l'obbligo. L'art. 17, comma 1, lettera b) mette la designazione dell'RSPP fra i due adempimenti che il datore di lavoro non può delegare (l'altro è la valutazione dei rischi). L'art. 18, comma 1, lettera a) impone di nominare il medico competente per la sorveglianza sanitaria nei casi previsti dal decreto e quando la richiede la valutazione dei rischi.

Nessuno dei due dice "per iscritto". La carta diventa comunque necessaria per via di altre norme:

• l'art. 28, comma 2, lettera e) vuole nel DVR il nominativo di RSPP, RLS e medico competente che hanno partecipato alla valutazione, e le loro firme servono alla prova della data del documento;
• l'art. 36, comma 1, lettera d) impone di informare ogni lavoratore sui nominativi di responsabile e addetti del servizio di prevenzione e del medico competente;
• l'art. 55 punisce il datore che non nomina l'RSPP con l'arresto da tre a sei mesi o l'ammenda (nel testo originario da 2.500 a 6.400 euro, rivalutata più volte, l'ultima nel 2023) e chi non nomina il medico competente quando dovuto con l'arresto da due a quattro mesi o l'ammenda (da 1.500 a 6.000 euro nel testo originario).

Per dimostrare che la nomina esiste, e da quando, serve un documento con una data e due firme.

Chi firma, e chi accetta

La nomina dell'RSPP la firma il datore di lavoro in persona: l'art. 17 esclude che possa farlo un dirigente con delega o il consulente. Nelle società il datore è chi ha i poteri decisionali e di spesa, e spesso è una persona diversa da chi sta in azienda ogni giorno. Se il dubbio è questo, è lo stesso di chi è il datore di lavoro fra soci e amministratori.

La nomina del medico competente, invece, non è nell'art. 17: resta un obbligo del datore di lavoro e dei dirigenti (art. 18), e come gli altri obblighi dell'art. 18 può rientrare in una delega scritta dell'art. 16. Nella pratica la firma comunque il datore.

La designazione è un atto del datore, ma l'incarico esiste quando l'altra parte lo assume. Per questo in fondo alla lettera c'è una seconda firma, per accettazione, con la data: da lì in poi l'RSPP risponde del suo lavoro e il medico è responsabile delle cartelle. Per l'esterno la lettera è di fatto un contratto d'opera professionale, e l'accettazione è la sua sottoscrizione. Per il medico vale un dettaglio in più: l'incarico è personale, nominativo. Si può passare da una struttura esterna convenzionata (art. 39, comma 2), ma nella nomina va scritto il nome del medico, anche se arriva da una società.

Prima di firmare: l'RLS

L'art. 50, comma 1, lettera c) dice che l'RLS è consultato sulla designazione del responsabile e degli addetti al servizio di prevenzione, degli addetti antincendio e primo soccorso e del medico competente. L'obbligo corrispondente è in capo al datore (art. 18, comma 1, lettera s) ed è sanzionato da solo: ammenda, senza arresto (art. 55, comma 5, lettera e).

Consultato vuol dire che l'RLS può dire che non è d'accordo e il datore può nominare lo stesso. Deve però essere consultato prima, e deve restarne traccia: una riga nella lettera ("sentito l'RLS in data …") o un verbale separato. Se l'RLS non c'è, la consultazione va al rappresentante territoriale, l'RLST dell'art. 48; se non si riesce a raggiungerlo, serve almeno la prova di averci provato.

Per il datore che fa l'RSPP da sé la regola è un po' diversa: l'art. 34, comma 1 chiede di darne preventiva informazione all'RLS. Basta informarlo, senza consultazione, ma sempre prima e sempre per iscritto.

Tre modi di nominare l'RSPP

L'RSPP interno

Un dipendente con i requisiti dell'art. 32 (diploma, moduli A, B e C). La lettera lo designa e, se è il caso, cambia qualcosa nel suo rapporto di lavoro: l'art. 31, comma 2, pretende che abbia mezzi e tempo adeguati e che non subisca pregiudizio per l'incarico. Quelle ore vanno scritte da qualche parte, altrimenti dell'RSPP interno resta solo il nome.

L'RSPP esterno

È obbligatorio quando in azienda non c'è nessuno con i requisiti (art. 31, comma 4), ed è vietato nei casi del comma 6 (aziende industriali con oltre 200 lavoratori, Seveso, centrali termoelettriche, ricovero e cura o estrattive sopra i 50), dove il responsabile dev'essere interno (comma 7). Qui la nomina è un contratto: durata, compenso, sedi coperte, frequenza dei sopralluoghi, cosa succede se il professionista cambia. Vale la pena ricordare anche l'art. 31, comma 5: affidarsi all'esterno non esonera il datore dalla sua responsabilità.

Il datore di lavoro che fa da sé

Più che una nomina è una dichiarazione: il datore mette per iscritto che svolge direttamente i compiti del servizio (art. 34), che rientra nei limiti dell'Allegato II (30 lavoratori nelle aziende artigiane e industriali, 20 nella pesca, 200 nelle altre), che ne ha informato l'RLS e che ha fatto il corso. Sul corso l'art. 55, comma 1, lettera b) è chiaro: la violazione dell'art. 34, comma 2 si punisce con la stessa pena della mancata nomina, quindi un datore-RSPP senza attestato equivale per la legge a un'azienda senza RSPP. Il percorso dopo l'Accordo Stato-Regioni 2025 è il corso base da 16 ore più il modulo da 8 per il ruolo; i moduli dell'RSPP vero e proprio e il loro aggiornamento li tiene anche chi scrive, Agatos Service, in aula e in videoconferenza.

Schema dei contenuti minimi

Qui sotto c'è la lista di ciò che una lettera deve avere perché, fra tre anni, dica ancora chi era in carica e da quando.

Nomina dell'RSPP

Nomina del medico competente

Il campo che manca più spesso è quello delle cartelle. La legge dice che il posto dove stanno si decide alla nomina, ma di solito ci si accorge che nessuno l'ha deciso quando il medico cambia e le cartelle non si trovano.

Quanto dura

Nessuna norma fissa una durata. La nomina vale finché succede una di queste cose:

• il datore la revoca per iscritto, o l'incaricato si dimette;
• l'incaricato perde un requisito: l'RSPP non fa l'aggiornamento e, per l'art. 32, non è più idoneo; il medico esce dall'elenco nazionale;
• cambia l'azienda: supera i 200 lavoratori e l'RSPP esterno non è più ammesso; cresce oltre l'Allegato II e il datore non può più fare l'RSPP da sé;
• per l'esterno, scade il contratto senza rinnovo. Negli incarichi pubblici si vedono durate annuali o triennali; nel privato è una scelta.

A scadere a data fissa è l'aggiornamento: 40 ore ogni cinque anni per l'RSPP, 20 per l'ASPP, 8 per il datore-RSPP. Sono due calendari diversi, e confonderli produce il caso classico della nomina "valida" di un RSPP che non ha più i requisiti. Per la Cassazione quel datore ha un RSPP privo di requisiti, il che equivale a non averlo nominato.

Ogni cambio di persona, poi, richiede tre gesti: la revoca o la cessazione scritta, la nuova lettera e l'aggiornamento del DVR, perché il nome che c'è dentro non è più quello (v. ogni quanto aggiornare il DVR).

Dopo la firma: a chi si comunica

A nessun ente. La comunicazione del nominativo dell'RSPP all'ispettorato e alla ASL, col curriculum, era l'art. 8, comma 11, del D.Lgs. 626/1994, abrogato dal D.Lgs. 81/2008. Non vanno comunicate nemmeno la sostituzione o le dimissioni. Per il medico competente l'obbligo non è mai esistito.

Dentro l'azienda, invece, tre passaggi:

1. nel DVR: il nome dell'RSPP e del medico competente (art. 28, comma 2, lettera e); se cambia il nome, cambia il documento;
2. ai lavoratori: l'informazione sui nominativi di RSPP, addetti e medico (art. 36, comma 1, lettera d). In pratica un verbale di informazione firmato o una comunicazione affissa, di cui resti traccia;
3. all'RLS, che è già stato consultato prima e che ritrova entrambi alla riunione periodica dell'art. 35, dove partecipano datore, RSPP, medico competente e RLS.

Dove si conserva

In azienda, con il DVR. L'art. 29, comma 4, vuole il documento di valutazione custodito presso l'unità produttiva a cui si riferisce, e la nomina sta con lui perché è la prova di uno dei nomi che contiene. Insieme vanno tenuti gli attestati dell'RSPP, la conferma dell'iscrizione del medico all'elenco, la traccia della consultazione dell'RLS e il verbale dell'art. 36.

È il primo blocco che chiedono in ispezione, e lo chiedono in quest'ordine: DVR, nomina dell'RSPP, attestato dell'RSPP, nomina del medico, protocollo sanitario. Nessuno pretende una forma particolare, ma devono saltare fuori subito.

La nomina che resta vera sulla carta

Una lettera di nomina non scade mai da sola. L'RSPP interno cambia mansione, il contratto con l'esterno non viene rinnovato, il medico va in pensione e lo studio ne manda un altro: la lettera in cartella resta identica, e con lei il DVR. Nessuno ha sbagliato un adempimento; semplicemente nessuno ha un motivo per riaprire quel foglio finché qualcuno non lo chiede. Del perché questi controlli vadano generati da un sistema invece che affidati alla memoria abbiamo scritto in un altro articolo.

Come lo affronta Konnexa

Konnexa tiene le nomine nella scheda dell'azienda, legate alla persona e al ruolo. La dichiarazione del datore che svolge da sé i compiti dell'RSPP (art. 34) e il verbale di informazione ai lavoratori (art. 36) si compilano dalla pagina «Genera documento», con i dati dell'azienda già dentro, si firmano nell'editor e finiscono nei documenti della persona con la loro data. La nomina di un RSPP esterno o del medico competente, invece, si carica come documento: è un contratto fra due parti e il testo lo scrivono loro.

Quello che Konnexa segue nel tempo è il calendario che scade davvero: l'attestato dell'RSPP con il suo aggiornamento, le visite del protocollo sanitario, il DVR. La lettera di nomina resta un documento da rileggere quando una di quelle date cambia persona. Se l'RSPP sia ancora quello giusto resta un giudizio del datore di lavoro.

Fonti: D.Lgs. 81/2008, artt. 16, 17, 18, 25, 28, 29, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 38, 39, 48, 50 e 55 e Allegato II (testo vigente su tussl.it e bosettiegatti.eu); D.Lgs. 626/1994, art. 8, comma 11 (abrogato); Accordo Stato-Regioni 17 aprile 2025 (rep. atti n. 59/CSR) per le durate dei corsi; Cass. pen. sul RSPP privo di requisiti (commento PuntoSicuro); importi delle ammende secondo le rivalutazioni fino al D.D. n. 111/2023. Verificato a ottobre 2026 sul testo allora in vigore. Il D.Lgs. 81/2008 cambia spesso, quindi prima di decidere qualcosa su questi numeri confrontali con la norma di oggi.